隨著企事業(yè)單位的快速發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐漸增多，檔案的種類也呈多樣化。依靠RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升，RFID技術(shù)強(qiáng)化智能檔案管理安全。

RFID是一種非接觸式自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠(yuǎn)距離、批量讀取、可識(shí)別靜止和運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應(yīng)用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

1、快速掃描

RFID讀寫器可以同時(shí)辨識(shí)多個(gè)RFID電子標(biāo)簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標(biāo)簽的識(shí)別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

2、體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時(shí)也更安全。

3、可重復(fù)使用

RFID電子標(biāo)簽內(nèi)儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)可以動(dòng)態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項(xiàng)目中，一個(gè)電子標(biāo)簽綁定一個(gè)檔案袋，在檔案的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標(biāo)簽也可以實(shí)時(shí)修改信息，以適應(yīng)新的業(yè)務(wù)流程，反復(fù)使用，以更低的實(shí)施成本達(dá)到更高效的管理。

4、穿透性和無屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進(jìn)行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠(yuǎn)距離、唯一性的特性，這些特性應(yīng)用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實(shí)現(xiàn)更精準(zhǔn)的進(jìn)、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯(cuò)，打造檔案管理的高效化和智能化。

檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個(gè)檔案箱安裝一個(gè)RFID電子標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通過讀寫設(shè)備對電子標(biāo)簽信息的采集，達(dá)到對檔案的識(shí)別，從而實(shí)現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過射頻識(shí)別設(shè)備以及其它自動(dòng)識(shí)別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫器；第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過無線通信技術(shù)，把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；第三層是應(yīng)用程序，對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

對于需要管理的檔案袋、檔案盒、密集架等每個(gè)檔案袋和檔案盒上都黏貼一張超高頻RFID標(biāo)簽，每張標(biāo)簽作為檔案盒的唯一身份標(biāo)識(shí)。由于標(biāo)簽數(shù)量大，使用相關(guān)的RFID標(biāo)簽打印機(jī)能夠進(jìn)行大批量改寫，操作快，方便統(tǒng)一改寫。

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)：

提高工作效率:出入庫所有檔案都可以批量出入庫，直接通過通道讀寫器進(jìn)行讀取檔案信息統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)量。在盤庫是直接通過移動(dòng)采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標(biāo)簽，直接讀取需要清點(diǎn)的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段，對檔案信息進(jìn)行逐個(gè)確認(rèn)和統(tǒng)計(jì)，提升了工作效率。

提高準(zhǔn)確性，降低錯(cuò)誤率:出入庫檔案、被清點(diǎn)檔案信息都改變了通過傳統(tǒng)人工手段進(jìn)行清點(diǎn)、確認(rèn)、登記的方式，直接通過掃描RFID電子標(biāo)簽信息進(jìn)行確認(rèn)和統(tǒng)計(jì)，提到了準(zhǔn)確性，避免了人為可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤。

提高安全，降低風(fēng)險(xiǎn):通過RFID技術(shù)的應(yīng)用，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明，更實(shí)時(shí)，由系統(tǒng)自身完成對檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行監(jiān)控預(yù)警，安全性更高；同時(shí)，現(xiàn)在的管理手段，可以更簡單快速的完成庫存盤點(diǎn)，帳、面直接核對，有效降低風(fēng)險(xiǎn)。

RFID技術(shù)應(yīng)用在智能檔案管理系統(tǒng)為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本進(jìn)行了更加高效的優(yōu)化。RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體流通過程的全程跟蹤管理、定位管理、檔案自動(dòng)盤點(diǎn)、智能分析等功能，最大限度優(yōu)化檔案管理流程，降低接收、盤點(diǎn)和查找勞動(dòng)強(qiáng)度，節(jié)省人力物力，提高檔案保管利用效率，強(qiáng)化檔案管理安全。